Twijfel je tussen een kant-en-klaar pakket en maatwerk software? Deze beslisboom van vijf vragen laat in een paar minuten zien welke kant bij jouw bedrijf past.
Kort antwoord: kies standaardsoftware als een pakket 80% of meer van je proces al dekt zonder gekke workarounds. Kies maatwerk zodra je meer betaalt aan losse tools en workarounds dan een eigen systeem zou kosten, of zodra het afwijkende stuk van je proces je concurrentievoordeel ís. Onderstaande beslisboom van vijf vragen maakt dat concreet voor jouw situatie.
De beslisboom in het kort
- Dekt een bestaand pakket 80% of meer van je proces, zonder omwegen?
- Is het afwijkende stuk juist jouw onderscheidend vermogen?
- Groei je sneller dan het pakket met je meegroeit?
- Wat kost de optelsom van licenties + workarounds over drie jaar?
- Wil je eigenaar zijn van je eigen code en data?
Twee keer of vaker "nee" bij vraag 1 en 3, of een duidelijk "ja" bij vraag 2, 4 of 5? Dan is maatwerk vaker de goedkopere en snellere weg dan het voelt.
Vraag 1: dekt een pakket al 80% van je proces?
De meeste MKB-bedrijven starten terecht met standaardsoftware. Een boekhoudpakket, een CRM, een planningstool: voor negen van de tien processen is dat de snelste en goedkoopste weg. Het probleem ontstaat pas als je merkt dat je elke maand een work-around bouwt om het pakket te laten doen wat jouw proces vraagt: een extra Excel ernaast, een handmatige export, een collega die "toevallig" weet hoe het echt moet.
Tel die work-arounds. Eén is normaal. Drie of meer, structureel, is een signaal.
Vraag 2: is dat afwijkende proces je concurrentievoordeel?
Niet elk afwijkend proces is de moeite van maatwerk waard. Maar als het precies het stuk is waarmee je je onderscheidt van de concurrent (een specifieke manier van offreren, een uniek productieproces, een klantervaring die niemand anders biedt), dan werk je met een pakket tégen je eigen sterke punt in. Software die iedereen gebruikt, kan per definitie geen onderscheidend vermogen zijn.
Vraag 3: groei je sneller dan het pakket met je meegroeit?
Een pakket dat perfect past bij tien medewerkers, kan bij dertig medewerkers krakend vastlopen, niet omdat het slecht is, maar omdat het voor een ander schaalniveau gebouwd is. Vraag jezelf niet "past het nu", maar "past het over twee jaar nog". Zo niet, dan betaal je straks tweemaal: nu voor het pakket, en over twee jaar voor de vervanging.
Vraag 4: wat kost de optelsom over drie jaar?
Dit is de rekensom die concurrenten in het keyword-onderzoek stelselmatig maken en die MKB-bedrijven vaak overslaan: tel niet alleen de licentiekosten van je huidige tools op, maar ook de uren die iemand kwijt is aan het overtypen tussen systemen, en de kosten van fouten die daaruit voortkomen. Bij drie of meer gekoppelde tools is maatwerk vaak binnen twee tot drie jaar terugverdiend, puur op die optelsom, los van de extra snelheid die het oplevert. Concrete prijzen (van GROWMIND, niet van de hele markt) vind je op onze kostenpagina.
Vraag 5: wil je eigenaar zijn van je eigen code en data?
Bij standaardsoftware ben je huurder: je betaalt per maand, per gebruiker, en als je stopt, stop je met niets in handen behalve een export. Bij maatwerk (mits goed afgesproken) is de code van jou, staat hij in jouw repository, en kun je zonder toestemming van een leverancier naar een andere partij overstappen. Voor sommige bedrijven is dat een kwestie van principe; voor andere pas relevant zodra ze voor het eerst tegen vendor lock-in aanlopen.
Wanneer een pakket toch wint
Als je antwoorden vooral "nee, nee, nee, laag, maakt niet uit" zijn: blijf bij het pakket. Maatwerk bouwen voor een proces dat prima standaard kan, is geld verbranden, en precies het soort project dat een goed bureau je zou moeten afraden.
Wanneer maatwerk wint
Zodra twee of meer van de vijf vragen richting maatwerk wijzen, is het de moeite waard om het concreet te laten doorrekenen. Op onze dienstpagina voor maatwerk software staat hoe zo'n traject eruitziet; op onze kostenpagina staan de actuele prijzen per dienst.
Twijfel je nog welke kant voor jouw bedrijf opgaat? Doe de gratis automatiseringskansen-scan: die geeft in twee minuten een eerste, vrijblijvende richting.