Wat kost maatwerk software? Dit bepaalt de prijs

Een offerte voor maatwerk software kan variëren van € 6.000 tot ruim € 150.000. Dat verschil roept vaak vragen op: waarom is de ene offerte tien keer zo hoog als de andere, terwijl het "gewoon een app" lijkt? Het antwoord zit in vier factoren die samen bepalen wat een project kost. Dit artikel loopt ze langs, met een rekenvoorbeeld aan het eind.

Factor 1: scope en functionaliteit

De grootste kostenbepaler is simpelweg hoeveel het systeem moet doen. Een tool die één proces digitaliseert, zoals een formulier dat nu nog op papier wordt ingevuld, is een ander project dan een platform met meerdere gebruikersrollen, rapportages en een eigen datamodel. Hoe meer schermen, regels en uitzonderingen, hoe meer bouwtijd. Dit is de reden dat een goed vooronderzoek loont: scope die vooraf scherp is, voorkomt dat de rekening tijdens de bouw oploopt.

Factor 2: integraties met bestaande systemen

Weinig software staat op zichzelf. Moet het nieuwe systeem gegevens uitwisselen met de boekhouding, een CRM of een extern platform van een leverancier? Elke koppeling betekent uitzoekwerk: welke API is er, is de documentatie compleet, en wat gebeurt er als die externe partij iets wijzigt? Een systeem zonder koppelingen is aanzienlijk goedkoper dan een systeem dat moet praten met drie andere pakketten.

Factor 3: vervangen of ernaast bouwen

Een nieuw systeem naast de bestaande werkwijze zetten is meestal goedkoper dan een bestaand pakket volledig vervangen. Vervanging betekent vaak dataconversie, het overnemen van historische gegevens en een periode waarin beide systemen naast elkaar draaien. Ernaast bouwen, bijvoorbeeld een tool die één specifiek knelpunt oplost zonder de rest te raken, is sneller te bouwen en levert eerder resultaat op.

Factor 4: wie het bouwt

Een freelancer, een groot softwarebureau en een klein gespecialiseerd team hanteren andere tarieven en andere overheadkosten. Een groter bureau rekent vaak meer voor projectmanagement en overdracht tussen meerdere personen; een klein team werkt directer, maar heeft minder capaciteit voor hele grote trajecten. Vraag altijd naar wie er daadwerkelijk aan de code werkt en hoeveel schakels er tussen jou en die persoon zitten.

Een rekenvoorbeeld

Een eenvoudige interne tool zonder koppelingen, die één proces vervangt (bijvoorbeeld een formulier of een simpel goedkeuringsproces), landt vaak rond de € 6.000 tot € 15.000. Een platform met meerdere gebruikersrollen en één of twee koppelingen, zoals een klantenportaal gekoppeld aan een boekhoudpakket, zit eerder tussen de € 20.000 en € 60.000. Een uitgebreid systeem dat een bestaand pakket vervangt, met meerdere integraties en dataconversie, kan oplopen tot € 150.000 of meer. Op onze kostenpagina staan actuele richtprijzen per projecttype.

Twijfel je welke van deze vier factoren in jouw situatie het zwaarst weegt? Doe de gratis AI-scan om te zien waar automatisering in jouw onderneming het meeste oplevert, of lees meer over ons aanbod op de pagina maatwerk software.